Finance & Controlling – da denken viele sofort an graue Anzüge, ernste Gesichter und Excel-Tabellen ohne Humor. Aber ganz ehrlich: Dieses Bild hält sich hartnäckiger als jede veraltete Kostenstelle. Zeit, mal aufzuräumen. In diesem Interview spricht unser Teamleiter Cyprian über die gängigsten Klischees rund um Zahlenmenschen, verrät, welche davon überraschend zutreffen (ja, Excel spielt eine Rolle 😉) – und warum Controlling bei den RegioHelden vor allem eines ist: ein Team aus Menschen, die mitdenken, hinterfragen, helfen und manchmal sogar lachen.
1. Welches Klischee erfüllt ihr mit Stolz und welches könnt ihr wirklich nicht mehr hören?
Zahlenmenschen sind emotionslos.
Das sehe ich nicht so. In unseren Teams haben wir tolle Menschen, die ganz normale Emotionen haben. Manchmal lachen wir sogar.
Controlling heißt: Anderen sagen, was sie falsch machen.
Ich denke dieses harte Vorurteil kommt aus einer hierarchischen Arbeitswelt. Ich stelle mir da gerne die 70-er Jahre vor (wie sie in meiner Fantasie sind). Alle mit Anzug und Krawatte, großes Industrieunternehmen, im Vorstandsbüro rauchen die Zigarren und wenn du dann in die Chefetage zitiert wirst, zum Controlling, dann wirds richtig schlimm.
So ist das nicht. Aber: Im Kern ist die Aussage immer noch richtig. Heute formuliert man sowas natürlich anders. Bei den RegioHelden haben wir ein Feedback-orientiertes Betriebsklima. Das bedeutet teilweise, dass Kolleg:innen auf uns zukommen und fragen, ob wir helfen können, Fehler und Probleme zu finden. Da hat sich, denke ich, das Verständnis geändert.
Ich würde also sagen, das stimmt tatsächlich. Aber da hört Controlling nicht auf. Und wenn man tatsächlich Fehler findet und diese identifizieren kann, ist das eine der hilfreichsten Infos, die jemand haben kann, um sich zu verbessern.
In Finance gibt’s keinen Platz für Kreativität.
Das sehe ich komplett anders. Klar gibt es Bereiche, da ist die Arbeit klar geregelt und davon abzuweichen, wäre schlicht falsch. Aber es gibt viele Bereiche, in denen man kreativ sein kann.
Wenn du einen Musiker fragst, könnte er eine ähnliche Antwort geben. Er muss schon die richtigen Noten spielen und kann dies dann verändern und damit kreativ werden. Aber wenn er “kreativ” auf einem verstimmten Instrument spielt, hört es sich in der Regel einfach nicht gut an.
Excel ist eure zweite Muttersprache.
Ja. Aber es wird weniger. An vielen Stellen kommen oft auch passendere Tools zum Einsatz. Aber es ist sowas wie das “Schweizer Taschenmesser”, du brauchst es schon ständig. Wobei wir aufgrund unserer Google Suite, hauptsächlich Google Sheets, nutzen. Das packe ich jetzt einfach mal in die gleiche Schublade.
Ohne euch geht’s – aber nur sehr kurz.
Das ist jetzt natürlich eine existenzielle Frage. Ich würde das in zwei Bereiche aufteilen. Erstens die rechtlich vorgegebenen Dinge: Ordentliche Buchhaltung, Bezahlung von Rechnungen, behördliche Vorgaben… Diesen Teil in Deutschland nicht zu machen, würde sehr schnell zu Problemen führen. Zweitens Dinge, die nicht vorgegeben sind, aber notwendig, um unternehmerisch erfolgreich zu sein: Gewinn mit seinen Produkten zu machen, ausreichend Liquidität zu haben, bemerken, dass die Produktion ausfällt… Hier ist es theoretisch denkbar, dass das eine Weile durch Glück und Zufall gut geht. Aber letzten Endes brauchst du jemanden, der sich darum kümmert, sonst ist es wie würfeln.
Also ja. Das kann man denke ich sagen. In kleineren Unternehmen kümmern sich die Inhaber oft selbst um diese Dinge. Es muss also nicht immer eine Finanzabteilung geben. Aber die Aufgaben müssen erledigt werden.
2. Was macht euer Team den ganzen Tag?
Es sind verschiedene Teams oder Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben. Ich kann jeweils einen kurzen Überblick geben.
Die Buchhaltung: Der Klassiker, von dem jeder schonmal gehört hat. Hier werden tatsächlich immer noch alle Belege und Bankbewegungen verbucht. Geordnet nach Kostenstellen und Konten. Unsere Zahlungen werden erledigt, manuelle Rechnungen geschrieben. Am Ende des Monats werden die Daten ans Finanzamt übertragen. Am Jahresende wird dann zusammen mit Steuerberater:in und Wirtschaftsprüfer:innen der Jahresabschluss erstellt. Dazwischen und daneben gibt es natürlich noch viel mehr, aber im Kern passt das immer noch. Was anders läuft als früher ist, dass wir diese Arbeit heute mit viel weniger Menschen erledigen. Wo möglich, nutzen wir Automatisierungen, Algorithmen und andere Tools, um die Aufgaben schnell und fehlerfrei erledigen zu können.
Forderungsmanagement: Die Kolleg:innen prüfen laufend, wo unsere Kund:innen mit ihren Zahlungen im Rückstand sind und suchen nach Lösungen, damit wir für unsere Leistung auch voll bezahlt werden. Wenn möglich in Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen, wenn das nicht klappt, dann arbeiten wir mit Anwält:innen und Inkasso-Dienstleistern zusammen.
Controlling: Hierunter verstehen wir bei den RegioHelden ein breites Aufgabenfeld. Ein Teil sind klassische Planungen. Hier schauen wir uns z.B. unsere Auftragslage und Erwartungen an und bilden daraus einen Plan für die Zukunft ab. Z.B. in einem Budget. Daraus leiten wir unsere Ziele und Pläne ab und überwachen die Abweichungen. Ein anderer Teil befasst sich mit Business Intelligence (BI). Hier geht es im Kern darum, zu schauen, welche Daten wir im Unternehmen haben, welche noch fehlen und wie wir sie sinnvoll einsetzen und darstellen können. Beispielsweise haben wir ein Kennzahlen-Monitoring, das allen Mitarbeiter:innen im Unternehmen zur Verfügung steht. Hier kann sich jeder allgemeine Kennzahlen anschauen und auch individuelle Daten erheben.
3. Wie ist euer Team aufgebaut?
Wenn wir nur den Bereich Finance anschauen, dann gliedert es sich grob in die drei Teilbereiche Buchhaltung, Forderungsmanagement und Controlling. Wir machen in der Runde einen freiwilligen, aber gut besuchten Check-in-call am Morgen. Sonst haben wir in den einzelnen Teams regelmäßige Termine, in denen wir die aktuellen Themen besprechen. Für größere Projekte neben der wiederkehrenden Arbeit, nutzen wir Quartalsziele. Allgemein ist es auch über die Teams hinweg ein sehr kollegiales Miteinander. Die Wege sind kurz und jede:r hilft jedem.
4. Welcher Teil eurer Arbeit bleibt aus eurer Sicht oft unsichtbar – ist aber essenziell für das Unternehmen?
Ich hoffe doch das Meiste. Meiner Meinung nach sollte ein Großteil unserer Arbeit geräuscharm laufen, da wir uns nicht mit dem Kerngeschäft des Online-Marketing befassen. Die Datenaufbereitung kann hier sicherlich als gutes Beispiel dienen. Wenn z.B. ein Bewirtungsbeleg auf zehn Kostenstellen aufgeteilt werden muss, damit am Ende jede Abteilung die richtigen Budgets angezeigt bekommt, dann sieht man das (hoffentlich) nicht, sondern hat einfach eine korrekte Auswertung. Oder wenn Datenbankstrukturen angepasst werden müssen, damit wir ganz zum Schluss schöne Schaubilder liefern können, die viele Funktionen bieten und korrekt sind.
5. Wie stellt ihr sicher, dass die RegioHelden finanziell „auf Kurs“ bleiben?
Hier gibt es viele unterschiedliche Dinge. Ein essenzieller und banaler Part: Wir überwachen laufend unsere Liquidität und bezahlen unsere Rechnungen rechtzeitig. Ansonsten schauen wir uns unser gesamtes Unternehmen und Business an und entwickeln daraus einen Plan, mit dem wir zukunftsfähig und erfolgreich sind. Dann schauen wir regelmäßig, wo es Abweichungen gibt, warum sie da sind und wie wir damit umgehen.
Bei wichtigen Kennzahlen haben wir direkte Alarme eingerichtet. Wenn wir z.B. sehen, dass unsere Verkäufe zurückbleiben, dann können wir sehr schnell reagieren. Wir fragen dann z.B. direkt bei den Kolleg:innen im Außendienst an, ob es ein Problem gibt und was wir tun können.
6. Welche Tools nutzt ihr, um im Zahlenmeer den Überblick zu behalten?
Von Datev in der Buchhaltung, über Tableau, Jedox, Metabase, Excel, Google Sheets oder unsere Eigenentwicklungen “HeroCentral” und “Paylord” und viele weitere kleinere Tools ist da schon ziemlich viel Software dabei. Daneben nutzen wir ganz “old school” immer wieder unseren gesunden und kritischen Verstand. Fragen wie “kann die Zahl stimmen” oder Stichproben über andere Wege helfen dabei, Unregelmäßigkeiten zu finden.
7. Mit welchen anderen Teams arbeitet ihr eng zusammen?
Im Grunde mit allen. Die Kolleg:innen im Forderungsmanagement haben viel Kontakt mit unseren Kundenbetreuer:innen und dem OSC. Wenn es z.B. um verlängerte Zahlungsziele oder individuelle Vereinbarungen mit unseren Kund:innen geht.
In der Buchhaltung gibt es regelmäßig Abstimmungen mit den Kostenstellenverantwortlichen.
Im Controlling stimmen wir uns z.B. mit unseren Product-Ownern ab, um unsere Umsatzerwartungen auch fachlich zu verifizieren. Sonst kommen oft Anforderungen von verschiedensten Teams, die sich Auswertungen oder andere Unterstützung für ihre individuellen Belange wünschen. Außerdem ist das Controlling im laufenden Austausch mit der Geschäftsleitung.
8. Wie wird euer Team geführt und worauf kommt es dabei besonders an?
Wir haben ausschließlich großartige Menschen in unseren Teams. Jeder hat unterschiedliche Stärken und eine andere Lebenssituation. Wir sind sehr kollegial und hilfsbereit. Jede:r übernimmt Verantwortung für die Dinge, die er oder sie tut, das ist etwas, worauf ich viel Wert lege.
Wir haben immer ein klares Ziel und das steht im Fokus. Wie wir dahin kommen, kann jede:r mit viel Freiheit selbst entscheiden. Wir schauen, dass wir regelmäßig etwas zusammen unternehmen und uns nicht nur über die Arbeit austauschen. Ich mag den Humor in der Truppe sehr. Wir lachen gerne zusammen und versuchen, dem Alltag mit einer zufriedenen Leichtigkeit zu begegnen.
9. Zahlen sind ja eher unemotional – was begeistert euch trotzdem jeden Tag aufs Neue an eurer Arbeit?
Das sind ganz klar die Menschen. Sowohl in den eigenen Teams, als auch bei den RegioHelden insgesamt. Bezogen auf die Arbeit sind wir eng am Puls der Zeit, nutzen neue Technologien. Wenn wir etwas finden, das man besser machen kann, dann können wir mit unserer eigenen IT im Haus Automatismen und Tools bauen, die uns dabei helfen. Ich habe eine Vergangenheit in der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Da ging das in der Regel deutlich langsamer. Das motiviert mich sehr, dass man eigene Ideen umsetzen kann.
10. Welche Superkraft braucht man, um bei euch mitzumischen?
Super-Team-Power! Es muss zwischenmenschlich stimmen. So beugen wir Misskommunikation vor und sind alle erfolgreicher und das Ganze mit Spaß an der Arbeit.
Daneben wäre ein Interesse an Zahlen, Freude an akkuratem Arbeiten und ein 7. Sinn für Auffälligkeiten ganz hilfreich.
Klingt nach dem richtigen Umfeld für Dich? Dann schau auf unserer Karriereseite, welche Türen bei den RegioHelden gerade offen stehen.
