Sommer, Sonne, Grillgeruch im Hof und ein kühles Getränk in der Hand – für uns RegioHelden ist das alljährliche Sommerfest absolute Pflicht. Doch während wir am Ende entspannt anstoßen, stellt sich die Frage: Wie wird aus unserem Innenhof eigentlich die perfekte Party-Location?
Wer denkt, ein Sommerfest organisiert sich irgendwie von selbst, hat noch nie hinter die Kulissen geschaut. Unsere langjährige RegioHeldin Steffi schon – sie plant das Ganze nämlich jedes Jahr. Im Interview erzählt sie uns, was es wirklich braucht, um rund 100 Kolleg:innen einen unvergesslichen Abend zu bescheren: einen guten Draht zum Wettergott, einen Plan B (und C) – und die Überzeugung, dass die besten Geschichten sowieso erst entstehen, wenn tatsächlich etwas schiefläuft.
Welche Superkräfte braucht man, um ein Sommerfest für die RegioHelden auf die Beine zu stellen?
Neben einem guten Draht zum Wettergott braucht man vor allem ein gewisses Maß an Gelassenheit und Improvisationstalent. Bei jedem Fest gibt es Dinge, die anders laufen als geplant. Deshalb versuche ich, mögliche Stolpersteine schon früh zu bedenken und für möglichst viele Situationen einen Plan B (oder auch Plan C) parat zu haben. Erfahrung hilft hier natürlich enorm – auch für die Erkenntnis, dass die denkwürdigsten und witzigsten Geschichten oft genau dann entstehen, wenn sich diese schönen Pläne vor den eigenen Augen in Luft auflösen.
Wie lange vor dem Sommerfest hast du mit der Planung angefangen?
Da wir unseren Hof als Location nutzen können, haben wir einen echten Vorteil: Wir müssen nicht schon ein Jahr im Voraus nach einem passenden Veranstaltungsort suchen. Deshalb starte ich meist erst im Februar mit der Planung und den ersten Buchungen von Dienstleistern. Spätestens vier Wochen vor dem Fest geht es dann in die heiße Phase und die Vorbereitungen nehmen richtig Fahrt auf.
Wie bist du an die Planung rangegangen und was waren deine ersten Schritte?
Wie im wahren Leben bestimmen auch bei einem Sommerfest zwei Faktoren den Rahmen: Zeit und Geld. Sobald Termin und Budget feststehen, kümmere ich mich um die Buchung der wichtigsten Dienstleister – allen voran natürlich das Catering. Gerade hier ist Zeit ein echter Faktor, denn gute Caterer sind in der Regel sehr schnell für den gesamten Sommer ausgebucht. Erst wenn diese Grundlagen stehen, geht es an die weiteren Details wie ein mögliches Motto, die Getränkeauswahl oder das Rahmenprogramm.
Gab es ein bestimmtes Motto und wenn ja, wie hast du es umgesetzt?
Wir hatten in der Vergangenheit schon öfter ein Motto, und ich bin immer sehr dankbar, wenn jemand mit einer Idee oder einem Vorschlag auf mich zukommt (ich hoffe, ihr bemerkt den winkenden Zaunpfahl!). So brachte Marina beispielsweise einmal den Vorschlag ein, gemeinsam zu batiken. Daraus entstand dann die Idee für das Motto „Flower Power“. Von den ausgewählten Speisen über passende Cocktails bis hin zum Rahmenprogramm stand alles im Zeichen dieses Mottos und wurde dann – wie ich finde – zu einem sehr schönen Sommerfest.
In diesem Jahr habe ich Unterstützung von Eden erhalten. Zum Zeitpunkt, an dem ich diese Zeilen schreibe, warten wir allerdings schon seit fast drei Monaten auf die Genehmigung der Hausverwaltung, ob wir unser Wunschmotto umsetzen dürfen. Langsam wird es also eng – aber wir haben ja wie gewohnt noch einen Plan B in der Tasche. Und ihr, die ihr das hier erst lest, wenn das Fest bereits vorbei ist, werdet hoffentlich gar nicht bemerkt haben, welcher Plan am Ende umgesetzt wurde.
Was waren die wichtigsten Punkte auf deiner To-do-Liste?
Das klingt jetzt vielleicht ein wenig nach einem Kalenderspruch, aber: Alles ist wichtig. Grundsätzlich beginne ich immer mit dem großen Rahmen: Datum, Budget und gegebenenfalls ein Motto. Von dort arbeite ich mich Schritt für Schritt immer weiter ins Detail vor. Wenn wir beispielsweise Fingerfood anbieten, brauche ich Servietten. Wenn ich Servietten brauche, brauche ich auch eine Möglichkeit, sie zu entsorgen. Also brauche ich Müllbeutel, Befestigungsmaterial für die Müllbeutel und so weiter. Geht ein Punkt in dieser Kette schief, kann das eine ganze Kaskade auslösen. Am Ende besteht ein gelungenes Sommerfest aus ganz vielen kleinen Details, die im besten Fall niemand bemerkt – weil einfach alles funktioniert.
Unser Innenhof ist ja eher funktional 😉 Wie schaffst du es, hier eine Sommerfest-Stimmung zu zaubern?
Hier muss ich immer wieder meinen alten Kumpel Pragmatismus zurate ziehen, denn alles, was man aufbaut, muss man auch wieder abbauen – und kaum jemand hat Lust, nach dem Sommerfest noch nachts in Bäume zu klettern, um Lichterketten zu entfernen. Hinzu kommt, dass der Hof als Feuerwehrzufahrt gilt und wir deshalb einige Vorgaben beachten müssen.
Daher setze ich eher auf große und gleichzeitig unkomplizierte Dekoelemente. Aber da wir hier ja im Marketing sind: Die größte Zierde sind ohnehin unsere wundervollen Gäste. Da braucht es gar nicht mehr so viel Drumherum.
Planst du ein bestimmtes Programm oder lässt du den Dingen ihren Lauf?
Das Sommerfest soll vor allem eine Gelegenheit sein, Zeit mit Kolleginnen und Kollegen zu verbringen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des eigenen Teams – und hoffentlich viele tolle Gespräche zu führen. Ein durchgetaktetes Programm stünde dem eher entgegen und passt, wie ich finde, auch nicht wirklich zu uns.
Um das sprichwörtliche Eis zu brechen, mag ich gerade zu Beginn freiwillige Programmpunkte aber sehr gerne. Hier erinnere ich mich immer wieder gerne an den Auftritt von Laura mit ihrer Band oder an die teilweise wirklich wunderschön gebastelten Blumenkränze von vor ein paar Jahren.
Und sich für die Kids etwas Schönes auszudenken, macht natürlich auch immer wieder Spaß. Hier nutze ich bei der Auswahl selbstverständlich ausschließlich wissenschaftliche Erkenntnisse und gehe ganz sicher nicht danach, womit ich selbst gerne spielen möchte – das wäre in meinem Alter ja auch super albern.
Was war die größte Herausforderung bei der Planung?
Auch hier sind die Stichpunkte vermutlich „Zeit und Geld“. Die Zeit wird immer knapp, völlig egal, wann man mit der Planung beginnt – da hilft nur gute Vorbereitung und am Tag des Festes jemand, der einen zuverlässig mit Getränken und Essen versorgt.
Und Geld, Geld hat man natürlich nie genug! Aber ich muss hier wirklich mal ganz ausdrücklich loben: Wir haben das große Glück, über ein Budget zu verfügen, das es uns ermöglicht, beispielsweise externes Personal zu buchen. Dadurch können wir das Sommerfest selbst genießen, statt währenddessen arbeiten zu müssen.
Natürlich könnte man noch mehr auslagern, etwa die Dekoration oder die Musik. Ehrlicherweise ginge damit aber auch ein großer Teil des Charmes des Festes verloren – und dass es da draußen keinen besseren DJ als unseren Kai gibt, dürfte ja ohnehin unstrittig sein.
Trotzdem muss man immer wieder abwägen und kann leider nicht jeden Wunsch erfüllen. Ich war damals zum Beispiel traurig, dass das Budget nur für die kleine Kinderhüpfburg gereicht hat und nicht für die große, die auch für Erwachsene gewesen wäre. Mittlerweile bin ich darüber hinweg – aber irgendwo müssen eben immer Opfer gebracht werden.
Lieber im eigenen Haus feiern oder eine Location außerhalb finden?
Ob ich es mir vorstellen könnte, mich einfach an einen Ort zu begeben, an dem bereits alles organisiert ist, ich mich nur zurücklehnen, feiern und nach dem Fest nicht noch bis spät in die Nacht aufräumen müsste? Bringt mir meine Tasche mit, ich bin schon mal los!
Ärgerlich ist nur, dass externe Locations dafür meistens Miete verlangen. Und da wir hier in Stuttgart sind, sprechen wir schnell über Summen, die ungefähr einem Drittel unseres Budgets entsprechen – nur für den Raum. Das wären mir persönlich eindeutig zu viele Abstriche an den wirklich wichtigen Dingen: gutem Essen, guten Getränken und perspektivisch natürlich einer angemessen dimensionierten Hüpfburg.
Essen & Trinken: Wie wählst du das passende Catering aus?
Bei der Wahl der Getränke haben wir freie Hand. Hier orientiere ich mich meistens am Motto des Festes und natürlich an den Wünschen der Kolleginnen und Kollegen (da isser wieder, der Zaunpfahl!).
Beim Essen gilt es immer, eine gute Mischung für alle zu finden – egal, ob groß oder klein, vegan oder Fleischliebhaberin: Das Ziel muss immer sein, dass alle etwas Leckeres finden und am Ende satt werden.
Deshalb halte ich mich gerne an bewährte Klassiker wie Gegrilltes mit Salaten, versuche aber jedes Jahr auch etwas Besonderes einzubauen – wie beispielsweise den Pulled-Pilz-Burger oder die Nachos mit verschiedenen Dips.
Was passiert, wenn das Wetter nicht mitspielt?
Das ist keine Option, das Wetter spielt mit!
Aber nehmen wir mal den unwahrscheinlichen Fall an, dass mich Jörg Kachelmann höchstpersönlich anruft und sagt: „Steffi, das kannste an dem Tag echt nicht draußen machen, da besteht Lebensgefahr!“, wir aber dennoch feiern wollen – dann wird eben improvisiert.
Wird das optisch schön? Neee. Wird das außergewöhnlich gemütlich? Eher nicht. Wird es trotzdem ein tolles Fest? Na aber klar!
Welche Fehler sollte man bei der Planung vermeiden? Ist dir mal irgendwas Kurioses passiert?
Der schlimmste Fehler ist sicherlich, zu spät mit der Planung zu beginnen und dadurch zu viele Kompromisse eingehen zu müssen. Aber bei der Organisation einer Feier mit rund 100 Leuten läuft nie alles glatt, und vieles würde ich auch gar nicht als „Fehler“ bezeichnen.
Es wäre zum Beispiel sehr hilfreich, wenn sich alle Gäste jedes Jahr exakt gleich verhalten würden und immer die gleiche Menge essen und trinken würden. Ärgerlicherweise macht ihr das aber einfach nicht. So passiert es dann auch mal, dass in einem besonders „schnapslastigen“ Jahr tatsächlich der Schnaps ausgeht – und in einem anderen Jahr mein Lager nach dem Sommerfest aussieht wie ein Spirituosenladen. Ein Hoch auf Liquid Consulting, die sich letztgenannter Problematik zuverlässig annehmen.
Glücklicherweise mache ich selbst aber ja aus Prinzip keine Fehler. Man stelle sich nur einmal vor, die Lieferung für die Trinkhalme wäre nicht angekommen, ich hätte das erst eine Stunde vor Beginn des Festes bemerkt und daraufhin die Frau meines Chefs bitten müssen, noch schnell welche zu besorgen. Und stellen wir uns weiter vor, sie hätte das tatsächlich gemacht – weil sie einfach die ALLERBESTE ist! Ja, das wäre echt unangenehm gewesen 🙂
Wenn das Fest läuft, wo findet man dich am ehesten?
Gegenfrage: Läuft das Fest denn gut? Falls nein, sieht man mich vermutlich rennen, denn dann würde ich immer versuchen zu retten, was noch zu retten ist. Falls ja, findet man mich irgendwo sitzen. Vorzugsweise zwar bei netten Leuten, Prio 1 hat dann aber ehrlich gesagt immer das Sitzen.
