Ein Team, verteilt über den ganzen Globus – und trotzdem eng vernetzt! Während sich andere noch über Videocalls und Zeitzonen den Kopf zerbrechen, haben wir längst einen Rhythmus gefunden, der funktioniert. Wie das geht? Das erzählt uns Jens Nistler, technischer Leiter bei den RegioHelden!
Was unterscheidet das IT-Team von anderen Teams bei den RegioHelden?
Der vielleicht größte Unterschied besteht in der Sprache, da wir auf Englisch (oder manchmal etwas Ähnlichem) kommunizieren. Ansonsten fühlen wir uns gar nicht so anders: Wir teilen ein gemeinsames Interesse an Technologie – so wie unser SEO-Team ein Interesse an Suchmaschinenoptimierung teilt.
Wie groß ist das IT-Team, und wie ist es geografisch verteilt? In welchen Ländern befinden sich die Teammitglieder?
Unser Team besteht momentan aus 16 Mitarbeitenden aus zehn verschiedenen Ländern: Ägypten, Belarus, Deutschland, Ghana, Großbritannien, Iran, Russland, Türkei, Ukraine und Venezuela. Manche leben in ihren Heimatländern, manche sind nach Deutschland umgezogen.
Welche Vorteile siehst du in einem international verteilten IT-Team?
Da Englisch für die wenigsten von uns im Team die Erstsprache ist, ist eine präzise und zielgerichtete Kommunikation für uns unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden. Wir haben klare, gut dokumentierte Regeln für die Organisation unserer Arbeit, die Zusammenarbeit und die Verantwortlichkeiten festgelegt. In einem rein lokal ansässigen Team hätten wir diese wahrscheinlich nicht so präzise definiert, sondern uns – wie in vielen anderen Unternehmen üblich – auf eine informelle Koordination verlassen.
Unterschiedliche kulturelle Hintergründe im Team können von Vorteil sein. So gibt es beispielsweise keine Diskussionen darüber, wer über Weihnachten den Support übernimmt, wenn einige Mitarbeitende Weihnachten nicht feiern.
Welche Herausforderungen bringt die Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg mit sich?
Bis auf eine Ausnahme arbeitet das Team aktuell in einem engen geografischen Bereich mit maximal plus/minus zwei Stunden Zeitunterschied. Für die Softwareentwicklung ist eine vollständige zeitliche Überschneidung generell nicht erforderlich, solange ausreichend Raum für Abstimmung bleibt und die meiste Koordination asynchron organisiert wird oder auch einfach ein paar Stunden warten kann. Somit hat die Zeitverschiebung kaum Einfluss auf die Arbeitseffizienz.
Wie funktioniert hier das Recruiting, und wie findet man passende IT-ler:innen für dein Team?
Am erfolgreichsten waren wir bisher in der Zusammenarbeit mit internationalen Recruiting-Partnern. Diese suchen weltweit passende Talente, die wir dann in unserem über Jahre verfeinerten Auswahlprozess weiter selektieren. Hierbei legen wir nicht nur Wert auf Fachkenntnisse, sondern auch auf Social Skills, schnelle Auffassungsgabe und einen guten Team-Fit.
Bei Neueinstellungen hat dann das Team das letzte Wort. Gibt es auch nur eine Gegenstimme, sagen wir dem/der Bewerber:in ab.
Kommunikation & Zusammenarbeit
Wie kann man sich eure Zusammenarbeit vorstellen, vor allem im Vergleich zu einem Team, das sich regelmäßig im Büro sieht?
Wir treffen uns täglich um 11 Uhr CET/CEST per Videoanruf zu einem kurzen Informationsaustausch. Dabei teilen wir unseren aktuellen Status, erzählen, was wir gestern erreicht haben, und was wir heute vorhaben. Probleme, Erkenntnisse und Fragen kommen hier auch zur Sprache.
Da wir als Gesamtunternehmen hybrid organisiert sind und fast immer einige Teammitglieder remote arbeiten, haben wir uns für einen „Remote-First“-Ansatz entschieden. Meetings ohne Video-Teilnehmende sind daher auch in anderen Teams eher die Ausnahme.
Wie schaffst du es, ein so weit verstreutes Team zu koordinieren?
Wie jedes andere Team auch – indem ich mir Zeit für die Anliegen meiner Mitarbeitenden nehme, immer ein offenes Ohr habe und wir uns auf Augenhöhe begegnen.
Über welche Kanäle und in welcher Sprache kommuniziert ihr miteinander?
Unsere gemeinsame Sprache ist Englisch. In kleineren Gruppen kann es aber auch schon mal vorkommen, dass andere Sprachen gesprochen werden. Als Grundregel gilt aber: Sobald eine Person Teil der Kommunikation ist, die diese Sprache nicht beherrscht, wird auf Englisch gewechselt.
Als Kanal nutzen wir quasi ausschließlich Slack für geschriebene und Slack Huddles bzw. Google Meet für Video-/Sprachkommunikation.
Wie stellst du sicher, dass sich alle trotz physischer Distanz als Teil eines gemeinsamen Teams fühlen?
Auch wenn wir physisch getrennt sind, stehen wir ja dennoch in ständigem Austausch – von der Konzeption neuer Features mit mehreren Personen über Pair Programming bis zu Code Reviews etc.
Zudem haben wir explizit Raum für einen Austausch zu arbeitsunabhängigen Themen geschaffen. Dazu später mehr.
Wir legen großen Wert auf Teambuilding und soziale Interaktion. Daher findet einmal jährlich ein persönliches Treffen aller Mitarbeitenden statt. Der Veranstaltungsort wechselt jedes Jahr zwischen unserem Hauptsitz in Stuttgart und einem Land, in dem Mitarbeitende ansässig sind. Diese Treffen dienen in erster Linie dem gegenseitigen Kennenlernen und gemeinsamen Aktivitäten, bieten aber auch Raum für Diskussionen über interne Prozesse und Teambuilding-Spiele.
Arbeitsweise
Welche Rolle spielen flexible Arbeitszeiten in eurem Arbeitsalltag?
Es gibt, wie in jedem Team, Menschen, die gerne früher, und welche, die gerne später aufstehen. Dementsprechend verschiebt sich hier und da der Beginn des Arbeitstages. Zum Check-in um 11 Uhr sind dann alle da.
Von unserer Seite aus muss nur gewährleistet sein, dass z. B. Entwickler:innen und Produktmanager:innen sich austauschen können. Wann jemand an seinem/ihrem Rechner sitzt und programmiert, ist dann weniger relevant.
Gibt es bestimmte Meeting-Strukturen oder Regeltermine, die euch helfen, effektiv zusammenzuarbeiten?
Wie weiter oben schon beschrieben: zum einen unser Daily Check-in, zum anderen aber unser sogenannter Coffee-Call – ein offenes Meeting, das jeden Tag um 15:30 CET/CEST startet. Wer reinkommen will, tut das, wer etwas zu erzählen hat oder diskutieren möchte, tut das. Es besteht weder Zwang zur Teilnahme noch zur aktiven Beteiligung. Quasi eine virtuelle Tischgruppe.
Wie funktioniert Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung über Distanz?
Auch hier gibt es kaum Unterschiede zu Vor-Ort-Teams.
Ein offenes Ohr für die Bedürfnisse, ein offenes Auge für Stärken und Schwächen – und natürlich sehr viel Austausch. Was läuft gut? Wo gibt es Nachholbedarf?
Die Mitarbeitenden haben ein jährliches Budget, mit dem sie Konferenzen oder Schulungen besuchen, aber auch Online-Kurse belegen können.
Ausblick
Gibt es Pläne, das internationale Team weiter auszubauen oder noch stärker zu vernetzen?
Aktuell sind wir mit der Teamstärke zufrieden. Das kann sich aber natürlich mit möglichen Erweiterungen der Aufgabenfelder ändern.
Die Vernetzung klappt ja bereits sehr gut. Klar, wir würden uns gerne auch zweimal im Jahr persönlich sehen – das ist dann aber schon eine finanzielle Frage.
Was hast du persönlich durch die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus verschiedenen Ländern gelernt?
Es ist wichtig, die eigenen Lebensumstände wertzuschätzen und nicht als selbstverständlich zu betrachten. Ein Kollege in der Ukraine muss trotz des Krieges den Alltag aufrechterhalten und seine Familie versorgen.
Vielfalt bringt Herausforderungen mit sich, aber durch Zuhören, Verständnis und Wertschätzung können diese gelöst werden.
Was würdest du anderen Führungskräften empfehlen, die mit internationalen Teams arbeiten?
Nutzt bereits verfügbare Quellen (wie Bücher), um euch ein Bild zu verschaffen, wie andere an das Thema herangehen. Sucht euch auf dieser Basis dann aber euren eigenen Weg. Was für ein Team funktioniert, kann bei einem anderen kontraproduktiv sein. Tastet euch also langsam heran. Probiert Dinge aus.
Akzeptiert aber auch, dass dabei etwas schiefgehen kann. Es wird nicht immer alles glatt laufen. Es werden auch Mitarbeitende mal nicht mitziehen. Das passiert aber in jedem Team. Versucht, Probleme früh zu erkennen, gegenzusteuern und zieht, wo notwendig, auch harte Konsequenzen.
